Wir möchten Ihnen hiermit einen Überblick darüber geben, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie sich bei uns zu einem Seminar anmelden und für welche Zwecke wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an einem Seminar verarbeiten. Die nachfolgenden Informationen erhalten Sie aufgrund von § 17 DSG-EKD.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher gemäß für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Evangelische Diakonissenanstalt Speyer-Mannheim-Bad Dürkheim K.d.ö.R., Hilgardstraße 26, 67346 Speyer, vertreten durch die Geschäftsführer Sr. Isabelle Wien, Karlheinz Burger, Bianca Pfeuffer und Dr. Dietmar Kauderer, Telefon 06232 22-0, E-Mail info@diakonissen.de. Sie erreichen den externen Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@diakonissen.de.

2. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Bereitstellung Ihrer Daten

2.1 Allgemeines

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Anmeldung und Durchführung von Seminaren, der Kommunikation im Rahmen der Koordination von Seminaren, der Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung sowie der Erstellung und Zusendung der Teilnahmebestätigung verarbeitet.

Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach § 6 Ziff. 5 DSG-EKD (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme). Zusätzlich kann die Zulässigkeit der Verarbeitung ferner auf § 6 Ziff. 8 DSG-EKD beruhen (berechtigtes Interesse). Unsere berechtigten Interessen liegen z.B. in der elektronischen und effizienteren Datenverarbeitung und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt, der Kommunikation mit Teilnehmer/innen und der Leistungserbringung.

Die elektronische Abwicklung des Anmeldeprozesses, die Dokumentation der Teilnahme und die Ermöglichung des Austauschs mit und zwischen den Teilnehmern/innen bei der Veranstaltung sind für uns wichtige Punkte. Sofern wir personenbezogene Daten bei der vertraglichen Abwicklung abfragen, ist die Bereitstellung für die Teilnahme erforderlich. Ohne gewisse Basisdaten können wir die Veranstaltungsteilnahme nicht ermöglichen.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, damit wir unsere vertraglichen Leistungen erbringen können. Die Nichtbereitstellung hat zur Folge, dass kein Vertrag zustande kommt. Sie haben ferner eine Obliegenheit, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken zu ermöglichen. Andernfalls können wir unsere vertraglich geschuldeten Leistungen nicht erbringen.

2.2 Teilnahme an einem Online-Meeting per Microsoft Teams

Um mit Ihnen auch ortsunabhängig „face-to-face“ kommunizieren zu können, verwenden wir das Videokonferenztool Microsoft Teams. Im Rahmen des Online-Meetings werden unterschiedliche personenbezogene Daten erhoben und über Microsoft Teams verarbeitet (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Video, Audio). Diese können bei Bedarf auch geändert werden. Die Kommunikation über die von uns genutzten Anwendungen findet verschlüsselt statt.

Die Teilnahme an einem Online-Meeting setzt nicht das Anlegen eines Nutzerkontos bei der jeweiligen Anwendung voraus. Es ist ausreichend, wenn Sie dem in der Einladungs-E-Mail enthaltenen Link folgen und sich über die Weboberfläche anmelden. Sie müssen jedoch für die Teilnahme zumindest Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse angeben sowie die übermittelte Meeting-ID, damit wir Sie als berechtigten Teilnehmer identifizieren können. Während Ihrer Teilnahme an einem Online-Meeting werden außerdem diverse Metadaten (z.B. IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit) und Inhaltsdaten (z.B. Chatverlauf, F&A, Audio, Video) verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von Anwendungen für Online-Meetings notwendigerweise anfallen. Andernfalls kann keine Verbindung zu Ihnen und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden. Welche Inhaltsdaten über die jeweilige Anwendung verarbeitet werden, haben Sie selbst in der Hand. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung von Daten auf diese Weise unterbinden. Die Nutzung der Chat-Funktion ist ebenfalls freiwillig.

Sofern Sie ein Nutzerkonto bei der verwendeten Anwendung angelegt haben, gelten ergänzend die Datenschutzinformationen von Microsoft.

Die Zulässigkeit des Einsatzes von Microsoft Teams richtet sich nach § 6 Ziff. 8 DSG-EKD (berechtigtes Interesse). Online-Meetings sind eine Alternative und Ergänzung zu klassischen vor-Ort-Terminen und im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung immer mehr gefragt. Wir müssen uns als Anbieter den Bedürfnissen der Unternehmen sowie Teilnehmer/innen anpassen und flexible Lösungen anbieten. Die Nutzung von Softwareanwendungen wie Microsoft Teams ist dabei ein wichtiger Baustein. Die interaktive Ausgestaltung und Durchführung von Online-Meetings erfordert eine Software mit entsprechenden Funktionen und Kapazitäten. Zweck ist es, durch die Nutzung der Software Seminare und Schulungen durchzuführen, die einem persönlichen Treffen vor Ort entsprechen, ohne dass die Beteiligten dabei tatsächlich am selben Ort sein müssen. Wir haben uns dabei für Microsoft Teams entschieden, weil dieses Videokonferenztool am besten für uns geeignet ist.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen, ist die Verarbeitung der Meta- und Verbindungsdaten sowie Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse zwingend erforderlich. Die Bereitstellung der weiteren Daten ist freiwillig. Sie haben dann aber nicht die Möglichkeit, sich aktiv an dem Online-Meeting zu beteiligen.

3. Empfänger

Im Rahmen der Leistungserbringung und der Teilnahme an einem Seminar können Ihre personenbezogenen Daten an unsere jeweiligen Bereiche (z. B. internes Rechnungswesen) weitergeleitet und verarbeitet werden. Weiterhin werden Ihre Daten an den jeweiligen Dozenten/die jeweilige Dozentin einer Veranstaltung weitergegeben (Teilnehmerliste), sodass diese/r sich zielgerichtet auf die Veranstaltung vorbereiten kann.

Sollte die Veranstaltung überwiegend oder ausschließlich für unsere eigenen Einrichtungen organisiert worden sein, werden Ihre personenbezogenen Daten (unterzeichnete Teilnehmerliste) an die jeweils Vorgesetzten weitergeleitet.

Während der Teilnahme an einem Seminar besteht außerdem die Möglichkeit, dass andere Teilnehmer von Ihren Personenstammdaten (insbesondere Name, Vorname) Kenntnis erlangen können, denn die Teilnehmerliste liegt auch während des Seminars als Unterschriftenliste aus und dient der Anwesenheitskontrolle.

Bei förderungswürdigen Veranstaltungen, oder bei Veranstaltungen, bei denen ein (spezifisches) Zertifikat von einer dritten Stelle ausgestellt wird, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an die entsprechenden Stellen weiter. Dies können unter anderem folgende Stellen sein: Evangelische Erwachsenen Bildung, Landespflegekammer Rheinland-Pfalz oder Deutsche Palliative Care Gesellschaft.

Wir beabsichtigen nicht, Ihre Daten an ein Drittland außerhalb der EU oder des EWR zu übermitteln. Da jedoch der Anbieter von Microsoft Teams seinen Sitz in den USA hat, können Ihre personenbezogenen Daten in die USA übermittelt werden. Diese Übermittlung ist zulässig, weil Microsoft für den gesamten globalen Datenaustausch wirksame und von der EU-Kommission genehmigte Standarddatenschutzklauseln einbezogen hat.

4. Speicherung Ihrer Daten

Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt mit der Kontaktaufnehme z. B. per E-Mail bzw. der Anmeldung zu einem Seminar. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn das Vertragsverhältnis beendet ist, sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Grundlagen für die Speicherung vorhanden sind. Die allgemeinen Aufbewahrungspflichten für vertragliche Unterlagen betragen 6 und 10 Jahre.

Die im Rahmen einer Onlineveranstaltung verarbeiteten Inhaltsdaten der Teilnehmer/innen werden nicht aufgezeichnet und auch nicht gespeichert. Der Chatverlauf und die von Ihnen eingebrachten Fragen an den Dozenten/die Dozentin sind bis zur Beendigung der Onlineveranstaltung für die anderen Teilnehmer/innen einsehbar. Weitere Informationen zur Speicherdauer finden Sie direkt bei Microsoft: https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/retention?view=o365-worldwide.

5. Betroffenenrechte

• Wir erteilen Ihnen gerne Auskunft (§ 19 DSG-EKD) zu den über Sie gespeicherten Daten.
• Sie haben das Recht, dass wir Daten berichtigen (§ 20 DSG-EKD), löschen (§ 21 DSG-EKD), einschränken (§ 22 DSG-EKD) oder übertragen (§ 24 DSG-EKD) sofern Sie dieses wünschen.
• Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von § 6 Abs. 8 DSG-EKD verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (§ 25 DSG-EKD).
• Des Weiteren haben sie das Recht Beschwerde bei unserer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen (§ 16 Abs. 4 DSG-EKD). Die Kontaktdaten teilen wir Ihnen gerne auf Anfrage mit.